Счетоводни документи

Всички икономически и финансови операции, настъпили в дадено предприятие, се отразяват в материални обекти с регистрирана информация. Това са счетоводни документи, без които не е възможно да се отчитат никакви дейности. Те са основната връзка в системата за контрол над законосъобразността на провеждането на операциите, движението на стоковите и материалните ценности, запазването на собствеността, крайните продукти и движението на пари.

Навременността и коректността на тяхното съставяне влияе пряко върху цялостното качество на счетоводството. Обменът на документи в счетоводството е движението на документи от началото на тяхното съставяне до пълното завършване на изпълнението. Тя се регламентира със специален график за съставяне и предаване на документация и зависи от броя на разнородните транзакции, които се извършват в процеса на икономическа и финансова дейност. Колкото повече магазини, парцели, видове продукти в предприятието, толкова по-голям е броят на различните документи, които ще бъдат включени в него.

Счетоводните документи могат да бъдат от няколко вида: първични (счетоводни), финансови, сетълмент-парични, организационни, административни, статистически. Документите с информация, записана в тях, гарантират натрупването, безопасността, възможността за предаване, повторно използване. Те изпълняват непрекъсната функция счетоводство.

Най-често срещаните счетоводни документи са:

- листове, приходни и разходни нареждания за плащане на пари от канцеларията;

- платежни нареждания;

- парични постъпления, парични и парични фактури;

- пълномощно, договор;

- сметка;

- сертификати за извършена работа и приемане и прехвърляне на стоки;

- документация за издаване на съществени ценности;

- нареждания, нареждания, актове на одит, обяснителни и меморандуми, протоколи от заседания, писма за услуги, актове на комисии.

Всички те са различни по природа. С подписването на счетоводни документи всеки служител поема отговорност за верността на проекта, целесъобразността на операцията, надеждността на отразената в него информация.

Счетоводните документи могат да бъдат разделени на 3 групи:

- включени;

- изходящ;

- вътрешен.

Входящите съобщения се получават в един поток от документи и се обработват от специален служител. След получаване и проверка на верността на съставянето и регистрацията (наличие на печати и подписи) те се сортират в нерегистрирани и регистрирани и изпратени до съответните отдели. Счетоводните документи по правило не се регистрират. Счетоводството също получава много данни от други структурни звена.

По-нататъшната обработка на информационните носители има свои специфики. Получените документи се прехвърлят на служителя, за който е назначен съответният работен обект (материал или финансови дейности, изчисляване на заплатите и др.).

Служителят проверява пълнотата и верността на регистрацията първичен документ, точността на попълването на реквизитите, законността на операцията, логическата връзка на показателите. Приетите документи са систематизирани в хронологичен ред (по дати) и са съставени от кумулативни отчети (мемориални заповеди) или в счетоводни регистри.

Редът на формата на записите на счетоводните акумулиращи документи е определен в счетоводната инструкция.

Регистрацията на организационната и административната информация се извършва съгласно правилата за съставяне на официални документи.

Проверката и изпращането на изходящи данни се извършва в общия поток чрез секретаря или офиса.

При изпращане проверете точността на документа (наличност на дата, печат, подпис, всички страници, коректност на адресата).