Технологии за управление на информацията: видове, характеристики и цел

Съвременният свят се променя с безпрецедентна скорост. Тук и там възникват нови методи и подходи. Те се основават както на предишни неизвестни технологии, така и на механизми за социални взаимодействия. Или на тяхната комбинация, като един пример за това са технологиите за управление на информацията.

Обща информация

Първоначално нека да разгледаме целите. Технологиите за управление на информацията се създават, за да отговорят на нуждите от данни на всички служители на фирмата, без изключение, които участват в процеса на вземане на решения. Особено добър е фактът, че може да се използва на всяко ниво. използването на информационните технологии в предприятието или организационната система ви позволява да структурирате задачите, които трябва да бъдат решени, и да повишите цялостната ефективност на работата. Те са в идеалния случай подходящи за посрещане на нуждите от данни на служители от различни отделни отдели и могат да бъдат използвани на всички нива на управление на фирмата. Наличната информация предоставя информация за миналото и текущото състояние на нещата и ви позволява да създавате прогнози за бъдещето. Данните се представят под формата на специални или редовни отговори. За да вземате успешни решения, те трябва да имат обобщена форма, която ви позволява да видите тенденцията на промяната им, причините за отклоненията, които възникват, и възможните решения. Приоритет е решаването на такива проблеми:

1. Оценка на плановете за състоянието на управлението на обекта.
2. Разглеждане на отклонения от желаното състояние.
3. Идентифицирайте причините за възникналите проблеми.
4. Анализ на наличните решения / действия.

Относно отчитането

Използването на информационните технологии в управлението ви позволява да получите информация за резултатите от дейностите, както и за настоящата ситуация. Те се представят в тази форма:

1. Редовни отчети. Създадени съгласно установения график, който определя времето за тяхното създаване, както и въведените данни. Като пример можете да предоставите информация за месечните продажби на компанията.
2. Специални доклади. Създаден по искане на упълномощени лица (например директор) или в случаите, когато е настъпило неочаквано събитие в компанията.

Те могат да бъдат под формата на сравнителни, обобщаващи и извънредни доклади. Тяхната разлика е следната:

1. Сравнителни доклади. Съдържа данните, които са получени от различни източници или са класифицирани чрез несъответстващи характеристики. Използва се, както може да предположите от заглавието, за сравнение.
2. Обобщаване на докладите. Те съдържат данни, които се комбинират в конкретни групи. Като правило те се сортират и ви позволяват да знаете междинните и окончателните резултати.
3. Спешни доклади. Те съдържат данни от изключителен характер.

Кога е най-ефективното отчитане? Най-добрият резултат бе показан при изпълнението на управлението на отклоненията. Този подход предполага съсредоточаване върху всички разлики в икономическата активност на предприятието от предварително определени стандарти.

Как се изгражда?

Важна роля играят основните компоненти, от които се формират основните технологии за управление на информацията. Като цяло те са:

1. Входна информация. Той идва от различни системи, които формират работното ниво.
2. Бази данни. Тук се предава входната информация. Тя е структурирана и подготвена за използване
3. Съдържанието на базата данни чрез необходимия софтуер се преобразува в необходимите доклади, които се изпращат до отговорните специалисти, участващи в вземането на решения в рамките на организацията. За тяхното обозначаване се използва терминът "изходна информация".

В рамките на разглежданата тема най-интересните са базите данни. От какво се образуват? Основните компоненти са:

1. Данни, които се натрупват в резултат на оценката на операциите, извършени от организацията.
2. Планове, стандарти, бюджети и други нормативни документи, чрез които е посочено планираното състояние на управлявания обект (организацията или нейното отделно подразделение).

С помощта на тези основни компоненти се извършва автоматизация на офисите. Развитието на информационните технологии ви позволява да създавате все повече и по-перфектни и най-добри практики, които въвеждат ефективността на ново ниво. Пример за това е счетоводното отчитане. Какво още преди 20 години изискваше работата на пет или шест души, сега се извършва от един. Това стана възможно благодарение на автоматичното изпълнение на редица операции. В много случаи човек е необходим само за въвеждане на данни. Благодарение на това съвременните информационни технологии направиха възможно значително да се опростят процесите на работа. Но как изглежда на практика?

За автоматизацията

Развитието на информационните технологии засегна работния процес, управлението, контрола, въвеждането, извличането и актуализирането на информацията, създаване на отчети, график, обмен на данни между различните отдели, структурни деления и дори цели предприятия. Като пример можем да цитираме няколко стандартни процедури, които са много трудни за представяне в едно модерно предприятие без автоматизация:

1. Обработка на входяща / изходяща информация (четене и изготвяне на отговори на писма, писмени циркулярни писма, доклади и друга документация, работа с чертежи и диаграми).
2. Събиране и последващ анализ на данните (резултатите от дейностите за определено време на различни единици, разпределението на нещо за конкретни критерии за подбор).
3. Запазване на цялата необходима информация, осигуряване на бърз достъп до нея и инструменти за намиране на точните данни.

За постигането на тези цели трябва да бъдат изпълнени редица условия:

1. Необходимо е да се координира работата между изпълнителите.
2. Ако е възможно, работният процес трябва да бъде рационализиран.
3. Предоставяне на инструменти за взаимодействие за звена в организацията (или различни структури в асоциацията).

Съвременните информационни технологии привличат възможността да поддържат вътрешната комуникация, както и да комуникират с външния свят. В същото време въпросът за организиране и поддържане на процеси на базата на компютърна мрежа е от първостепенно значение. Освен това могат да се използват и други съвременни средства за предаване и обработка на информация (например телефони).

За нас

Компютърните и информационните технологии в мениджмънта играят важна роля в живота на мениджърите, специалистите, секретарите и служителите. Говорейки за тяхното използване, е необходимо да се отбележи тяхната привлекателност в случай, че има нужда от нещо бързо да се реши в групата. Но скоростта и правилността на избора зависи от икономическия просперитет. Това е едно нещо, когато трябва да вземете решение, без да имате възможност да се консултирате с компетентни специалисти и познати хора, а съвсем друго, когато можете да получите цялата възможна помощ от тях. Основната роля играе софтуер. В момента се използват широко няколко десетки различни решения, от счетоводители до счетоводители до разработване за управление на цялата организационна структура. Целият комплект софтуер и хардуер, предназначен за изпълнение на описаните задачи, се нарича електронен офис. Какво включва? По отношение на хардуера, той е:

1. Един (няколко) електронни компютъра, които евентуално са свързани в мрежа.
2. Средства за печат.
3. Модем (ако е необходимо, за да се свържете с глобална мрежа или географски отдалечен компютър).
4. Средства за копиране на документи.
5. Скенери.
6. Сияние.
7. Прожекционно оборудване.

От софтуерни продукти е необходимо да се спомене:

• текстов редактор;
• електронна таблица;
• система за управление на база данни;
• програма за анализ;
• графичния редактор;
• презентационна програма;
• факс модем съоръжения;
• програма за преводи.

Това може да се извърши индивидуално или в рамките на интегриран пакет. На второ място, нека поговорим по-подробно.

За интегрирания пакет

Защо само за него? Факт е, че има много индивидуални програми. Следователно, те имат достатъчно и обобщаващи думи и просто обобщение. С интегрираните пакети нещата са много по-интересни. Въпросът е, че те включват интерактивни софтуерни продукти. Ако говорим за използването на информационни технологии, на първо място трябва да обърнем внимание на текстов редактор, електронна таблица и система за управление на бази данни. Но основната отличителна черта на програмите, които са включени в един пакет, е наличието на общ потребителски интерфейс, който ви позволява да прилагате същите / подобни методи за работа с различни продукти. Взаимодействието е на ниво документ. Това означава, че ако създадем файл в едно приложение, той може да бъде вмъкнат в друг от същия пакет, като при необходимост се промени. Обикновено интерфейсът ви позволява да намалите разходите за обучение на хора. Друго предимство на интегрираните пакети е, че целият комплект струва значително по-малко от покупката на програми поотделно. Пример за това е доста добре познатият "Microsoft Office". Ако говорим за информационни технологии в публичната администрация, то този пакет е навсякъде. За повечето, обаче, той се ограничава до текстов редактор и инструмент за работа с таблици. Но това не е цялото му приложение. В края на краищата тя предлага значим инструмент за управление на проекти, бази данни, презентации и много други.

За бази данни

Те се използват, за да се концентрират в себе си данни за всички необходими процеси и подсистеми на организацията, както и да предоставят технологии за обработката им на оперативно ниво. Информацията може да дойде от вътрешни и външни източници. В този случай специалистите трябва да могат да изпълняват основни технологични операции за работа с данни. Нека разгледаме един малък пример. Представете си, че имаме база данни, в която се получава информация за ежедневните продажби, която се прехвърля от търговските агенти на компанията на сървъра или се събира от нас информацията за седмичните доставки на суровини. Няма значение. Като още един вариант - по електронна поща получавате данни за обменния курс, котировките на ценни книжа - какво да харесате. След като информацията бъде въведена в базата данни, тя се прехвърля в компютърните приложения. Това може да бъде текстов или табличен процес или всяка друга програма, с която се работи. Трансферът може да се стартира ръчно или да се настрои на автоматичен режим. Получената информация се използва за обработка, анализ, предаване, съхранение или репликация. Всичко зависи от преследваните цели.

Какво друго има?

Информационните технологии в управлението на предприятието не са изчерпани от една единствена база данни. Освен това те използват:

1. Е-мейл.
2. Аудио поща.
3. Телеконференция. Използване на компютри.
4. Електронен календар.
5. Аудио и видео конференции.
6. Видео текст.
7. Факсимилна комуникация.
8. Съхраняване на документи.

Нека да започнем с имейл. Този инструмент се основава на мрежовата употреба на компютри. Той предоставя възможност за изпращане, получаване и съхраняване на съобщения. Но тук има само еднопосочна комуникация. За да го направите двустранно, трябва да получавате и изпращате съобщения многократно. Този инструмент, в зависимост от приложените в него функции, може да предложи различни възможности. Така че един клиент за електронна поща може да изпраща текстови, звукови и графични файлове, а другият - само думи. Когато използвате електронна поща, можете да създадете своя собствена или да използвате офертите на специални организации. Във всеки случай, тя изисква пари. Следващата информационна технология е аудио поща. Той се използва за гласови съобщения. Като пример можете да използвате принципа на телефонния секретар, който записва всичко, което обаждащият ви е казал. Но в този случай телефонът се използва главно, защото е идеалното устройство за преобразуване на аудио сигнали в цифров код. Освен това той може да извърши този процес в обратната посока. Често срещани случаи и използването на компютри за тези цели. Можете също да използвате аудио поща за решаване на групови проблеми. Като пример можем да цитираме случая, когато е указано, че трябва да получат това съобщение. И системата ще ги прехвърли на него. Основното предимство пред първата опция е, че не е необходимо да използвате клавиатурата.

Електронен календар и конференции

Това до голяма степен е подценен инструмент, който значително улеснява управлението на персонала. Първо, нека да поговорим за електронен календар. Това е удобен инструмент, който ви позволява да съхранявате и манипулирате работния график на служителите на организациите. Управлението на персонала е значително улеснено, защото отговорният може да назначи хора за смени, да определи времето за срещи или други събития. И в същото време, служителите не непременно трябва да отидат някъде и да поискат нещо от някого. Достатъчно е просто да отидете в електронния календар. Трябва да се отбележи, че има голям брой такива инструменти, много от които могат да се похвалят със значителна функционалност. Така че в автоматичния режим времето може да бъде координирано с вече установения график и много други неща.

Сега нека да говорим за конференции. Общо се различават три вида. Обикновено те се наричат ​​"телеконференции". Въпреки че на практика разделението е по-значимо. Така че, разпределете компютърни, аудио и видео конференции. Всеки от тях има своите особености. Между другото, стана така, че когато говорим за телеконференции, обикновено означава работа с компютър. Ще го разгледаме първо. Компютърните конференции включват използването на мрежа от електронни компютри за осигуряване на обмен на информация между членовете на групата, които участват в решаването на определен проблем. Разбира се, кръгът от хора, които могат да бъдат привлечени от него, е доста ограничен. Въпреки че участниците са все още повече от аудио и видео конферентна връзка. Когато работите с компютър, броят на хората може да бъде десетки, стотици и, ако капацитетът позволява, дори хиляди хора.

Аудио и видео конференции

Това са важни информационни технологии в областта на управлението. Защо? Вземете например аудиоконференции. Те позволяват да се установи връзка между териториално отстранените отделения на организацията или отделни работници. Като пример за внедряване е възможно да се проведе разговор на няколко абонати в една сесия на връзката, използвайки телефона. В този случай могат да се използват както налични (вградени) компоненти, така и допълнителни устройства. Основно предимство на този метод за установяване на комуникация е липсата на изискване за значително количество технология. Обикновено е достатъчно само модерен телефон. По този начин процесът на вземане на решения е значително улеснен. Това е удобно и много по-евтино. Видеоконференциите се използват за същите цели. Но в този случай се използва определено оборудване. Въпреки че присъствието на компютър все още не е необходимо. В този случай участниците в конференцията, пребиваващи на значително разстояние, могат да видят своите събеседници на телевизионния екран и, в зависимост от функционалността, самите те. Заедно с изображението се предава и звучи. Използването на тези инструменти ви позволява да спестите пътни и транспортни разходи, време, както и да привлечете максималния брой необходими работници за решаване на определени проблеми.

Видео текст, съхранение на документи и факс комуникация

Някои информационни технологии в икономиката и управлението вече губят позициите си и често (не) се споменават като морално остарели опции. Към тях е възможно да се пренася факсимилна връзка. Но все пак ще бъде разгледано. Нека да вземем всичко в ред. Първо, нека поговорим за видеоклипа. Тази технология се основава на използването на компютър, с помощта на който той произвежда и показва графична и текстова информация. В този случай те действат по три начина: създаване на файлове самостоятелно, сключване на договори със специализирани организации за развитие, достъп до вече създадени документи. Най-популярният подход е обменът на каталози и ценови етикети. Друга обещаваща посока е съхранението на документи. Какво е това? През последните няколко века се наблюдава тенденция към увеличаване на потока от документи. И трябва да се съхранява все повече и повече. И не само текст, но и графичен, видео, аудио и още много други. Понякога броят на документите може да достигне такова ниво, че съхранението да доведе до значителни проблеми. Следователно практиката на дигитализиране и съхранение в облака или на определена физическа среда на територията на организацията е широко разпространена. Ако е необходимо, те могат лесно да бъдат извлечени, обработени, променени, изложени и / или отпечатани. Същевременно е необходимо много малко място за съхраняване на данните. На един оптичен диск може лесно да се поберат около 200 000 текстови страници! Това е особено важно, ако някой търси информационни технологии за управление на проекти. В крайна сметка съхранението на документи обикновено се придружава от удобството за координиране на тяхното използване. И накрая - факс. За какво е това? Тази връзка се основава на използването на факс апарати, които ви позволяват бързо да изпращате документи на членовете на групата. Те могат да четат документи в единия край на комуникационния канал и да го възпроизвеждат от другата страна.

заключение

Тук, накратко и бяха считани за информационни технологии. Трябва да се отбележи, че размерът на статията очевидно не е достатъчен, за да се вземат предвид всички работни моменти и тяхното проникване в живота ни. Може да се обърне внимание и да се разкаже за информационните технологии в общинското управление. Читателят знаеше, че сега е възможно да взаимодействате с жилищни и комунални услуги в много градове чрез онлайн услуга? Ако нещо не отговаря или е избухнала на тяхното поведение, е достатъчно да напишете съответните структури, и те ще изпрати специалист (електротехник, водопроводчик), че отстранили проблема. Съгласете се, това е удобно. В същото време те проникват във всички сфери на живота, а жилищните и комуналните услуги не са ограничени. Информационните технологии в управлението на образованието, медицината и другите обществени услуги, които са необходими за нас, дават възможност да се чувстваме по-комфортно. Да разгледаме един пример? Да се ​​докоснем до сферата на образованието. През последните години се появиха електронни списания, в които студентите и студентите се класират. Графикът на уроците и двойките е разработен в Интернет. Все по-малко хартия остава в ежедневието и влиянието на информационните технологии става все по-силно.