Вътрешен одит е какво?

Вътрешният контрол и одитът трябва да се гордеят с място във всяка компания, която има ограничени ресурси и не иска да се справи. В необятността на Русия този аспект не губи своята релевантност както в законодателен, така и в институционален и професионален план. И така, какво представлява организация за вътрешен одит?

Разберете терминологията

Нека да обърнем внимание на основните понятия и на първо място ще анализираме какво е вътрешният одит. Тази фраза се използва за означаване на дейностите, регулирани от вътрешни документи на организацията за контрол на различни аспекти на работата на структурата и звената за управление, която се осъществява от представители на упълномощения орган в установената рамка.

Крайният потребител на информация може да бъде бордът на директорите, общото събрание на акционерите или членовете на дружеството, изпълнителната власт и т.н.

Целта е да се помогне на звеното за управление ефективно да следи различните елементи на системата. Основната задача е да предоставяме надеждна информация по различни въпроси, които представляват интерес. Вътрешните одитори изпълняват общи функции:

1. Оценява се адекватността на системите за контрол. Това означава проверка на връзките, предоставяне на обосновани и разумни предложения, насочени към премахване на установените недостатъци, както и изготвяне на препоръки за повишаване на ефективността на управлението.
2. Оценка на изпълнението. Тя включва представяне на експертни оценки за различни аспекти на функционирането на организациите, както и предоставяне на мотивирани предложения по отношение на тяхното усъвършенстване.

Разнообразие на видовете

Каква може да бъде системата за вътрешен одит? отличава:

1. Функционален одит на системите за управление. Тя се извършва, за да се оцени производителността и ефективността на всяко намаляване на икономическата активност.
2. Междуфункционален одит. Оценява качеството на изпълнение на различни задачи, както и взаимоотношенията и взаимодействието в страната.
3. Организационен и технологичен одит на системите за управление. Той се показва в контрола на различни връзки. Интерес представлява всичко свързано с управлението. Особено внимание се обръща на технологичната и / или организационната рационалност.
4. Одит на дейностите. Предполага обективно проучване и задълбочен анализ на всички области на работа и текущите проекти, за да се идентифицират възможностите за тяхното подобряване. Освен това може да се стартира проверката на елементи, които свързват организацията с външната среда. Като пример можете да донесете професионални връзки, изображения и други подобни. Тук одиторите се сблъскват с въпроса за намирането на силните и слабите страни на работата на организацията и оценяването на стабилността на нейната позиция в системите от по-висок клас и перспективите за развитие и растеж.
5. Ако в същото време се извърши проверката на четирите предходни елемента, тя се определя като цялостен одит на системата за управление на организацията.
6. Проверете за съответствие с правилата. В този случай се определя дали се спазват законите, наредбите и разпорежданията на управителните органи на организационната структура.
7. Проверете дали са подходящи. Тя предполага контрол върху дейността на длъжностните лица по отношение на тяхната рационалност, разумност, целесъобразност, полезност и обосноваване на решенията, които те вземат.

Теоретичен аспект на конструкцията на системата

Така че разгледахме теоретичните въпроси. И как се формира услугата за вътрешен одит? Първоначално администрацията разработва политиката и изпълнимите процедури на компанията. Но персоналът не винаги може да ги разбере, те често ги игнорират, а мениджърите понякога нямат достатъчно време да проверят и своевременно да открият недостатъци. За тази цел е създадена услуга за вътрешен одит. Тяхната задача е да помагат на мениджърите по въпросите на контрола, да осигуряват защита срещу злоупотреба с длъжност и грешки, да идентифицират рисковите области и да работят за елиминиране на бъдещи недостатъци или недостатъци. Освен това те могат да допринесат за идентифицирането и премахването на слабостите в системите за управление. Всичко това трябва да бъде обсъдено с най-висшите ръководни органи, за които се събира информация.

Етапи на изграждане на системата

Да предположим, че трябва да осигурим качествен и пълен вътрешен одит в предприятието. За тази цел следва да се организира многоетапен процес, който включва следните етапи:

1. Критичен анализ с последващо сравнение на предварително определени икономически цели на функционирането на организацията, стратегията и тактиката на структурата, приетия ход на действие, възможности.
2. Разработване и последващо консолидиране в документалния филм на подобрена бизнес концепция, отразяваща всички нужди и нужди. Също така, тя трябва да предостави набор от мерки, които да позволят тя да бъде успешно приложена и развита в бъдеще. Освен това трябва да се обърне внимание на най-важните въпроси. За тях можете да изготвите отделни разпоредби, засягащи персонала, счетоводството, доставките, продажбите, иновациите, производството и технологиите, финансовата и инвестиционната политика. Те трябва да се основават на задълбочен анализ на всеки елемент и да избират най-подходящите опции за организацията.
3. Анализ на ефективността на съществуващата структура с последваща корекция. Разработена е ситуация, която засяга организационната структура, в която е необходимо да се опишат всички организационни връзки, посочвайки административната, функционалната и методологичната подчиненост, дейностите, функциите, правилата на взаимоотношенията. Също така се създава работна схема.
4. Създаване на отдела за вътрешен одит.
5. Разработване на стандартни процедури. Той предвижда създаването на официални инструкции за наблюдение на конкретни икономически и финансови операции. Те са необходими за оценката на нивото на качеството (надеждността) на информацията, ефективното управление на ресурсите и рационализирането на взаимоотношенията между специалистите.

Защо вътрешен контрол и одит?

Целесъобразността на такова решение може да бъде изразена в следните теми:

1. Позволете на изпълнителната власт да осигури ефективен контрол върху отделните звена на организацията.
2. Целевите одити и анализите, извършвани от одиторите, дават възможност да се идентифицират производствените резерви и да се положат основите за повишаване на ефективността, както и най-обещаващите области на развитие.
3. Специалистите, на чиито рамена се упражнява контрол, често изпълняват консултантски функции по отношение на счетоводни и финансови и икономически услуги, както и служители на основната организация, нейните клонове и дъщерни дружества.

В такива случаи като правило се използва една обща схема, която осигурява максимално покритие и ефективност. Изглежда нещо подобно:

1. Идентифицира и ясно идентифицира конкретен набор от въпроси, които отделът за вътрешен одит трябва да разгледа. За тях се създава система от цели, която е в съответствие с политиките на компаниите.
2. Представени са основните функции, необходими за постигане на зададените задачи.
3. Съчетаване на един и същи тип показатели в групи и създаването на тяхна база на структурни звена, специализирани в тяхната обработка, изпълнение и постижения.
4. Разработена е схема за взаимоотношения, която определя задълженията, правата и отговорностите. Необходимо е да се изработи за всяка структурна единица, като се фиксира резултатът, документиран в регламентите и длъжностните характеристики.
5. Свързване на всички елементи на системата в едно цяло. Определяне на организационното състояние.
6. Интегриране на отдела за вътрешен одит в други части на управленската структура на предприятието.
7. Разработване на вътрешни стандарти на работа.

След това можем да говорим за провеждане на вътрешен одит.

За принципите и изискванията

Какво трябва да се направи, за да се получи ефективно функционираща система? За целта е необходимо да се осигури съответствие с такива моменти:

1. Принцип на отговорност. В него се посочва, че когато се извършва вътрешен одит, лице (група лица), което извършва (или) проверява за неправомерно изпълнение на задълженията си, трябва да носи дисциплинарна, административна и икономическа отговорност.
2. Принципът на баланса. Тя е неразривно свързана с предишната. В него се казва, че одиторът не може да бъде надарен с контролни функции, без да предоставя средствата за тяхното изпълнение. Също така, не трябва да има нещо допълнително, което да не се използва в трудовата дейност.
3. Принципът на навременна информация за отклоненията. В него се казва, че всяка излишна информация, разкрита през периода на извършване на вътрешния одит, трябва да бъде прехвърлена на управителя в най-кратки срокове. Ако това изискване не е изпълнено и нежеланите отклонения се влошават, тогава самият смисъл на контрола се губи.
4. Принципът на съответствие на управляваните и направляващите системи. В него се посочва, че системата за контрол трябва да бъде достатъчно гъвкава, за да осигури ефективна и адекватна проверка на данните.
5. Принципът на сложността. В него се казва, че пълният вътрешен контрол и одит трябва да обхваща обекти от различни видове.
6. Принципът за споделяне на отговорностите. Тя предвижда разделение на функциите между специалистите по такъв начин, че да минимизират злоупотребата с власт и да не позволяват на отделните лица да крият проблематични факти.
7. Принцип на одобрение и разрешение. В него се предвижда, че трябва да се осигури официална координация на всички финансови и икономически операции, извършвани от съответните длъжностни лица в рамките на техните правомощия.

Основни изисквания за успешна работа

Вече сме склонни да обмислим вътрешния одит. Качествата, необходими за повишаване на нивото на ефективност, са:

1. Изискването за нарушаване на интересите. Това изисква създаването на специфични условия, които организацията или нейният служител (тяхната група) поставя в неблагоприятно положение и стимулират премахването на отклоненията.
2. Предотвратяване на прекомерната концентрация на първичен контрол от едно лице, което може да доведе до ненадеждни данни и / или злоупотреби.
3. Изискване за интереса на администрацията. Необходимо е да се гарантира справедливо и взаимно сътрудничество на служителите от контрола и управлението.
4. Изискване за пригодност (приемливост) на методологията за вътрешен контрол. Тя предвижда, че целите и задачите трябва да бъдат рационални и целесъобразни, както и разпределението на изпълняваните функции.
5. Изискването за непрекъснато усъвършенстване и развитие. С течение на времето дори и най-прогресивните методи стават остарели. Следователно, системата трябва да бъде гъвкава и адаптирана да изпълнява нови задачи, дори и с корекции.
6. Изискване за приоритет. Контролът върху незначителни операции не трябва да отклонява от наистина важни задачи.
7. Отстраняване на ненужните етапи на контрол. Необходимо е да се организират дейности рационално, без да се харчат допълнителни средства и труд.
8. Изискването за една отговорност. Искането за действия и наблюдения трябва да бъде от един център (лице или конкретна група).
9. Изискването за регулиране. Ефективността на системата за вътрешен надзор зависи пряко от това колко и колко проблеми са били предоставени от регулаторната документация.
10. Изискването за потенциално функционално заместване. Ако една единица за вътрешен контрол временно напусне процеса на проверка, това не трябва да има отрицателно въздействие върху процедурите или прекъсването на дейностите.

По отношение на ефективността и ефективността

Когато се сравнява външен и вътрешен одит, се формират два важни лагера, всеки от които има свое собствено виждане за това, което е най-подходящо. Те затвърждават позициите си с доста сериозни аргументи. По този начин, висококачествен вътрешен одит може да разчита на знанията на вътрешните механизми на организацията и да идентифицира много потенциално опасни или обещаване на моменти, а използването на външни специалисти, за да сведе до минимум лична привързаност и да гарантира безпристрастност на проверка. Като цяло, всяка организация отнема независимо решение въз основа на обстоятелствата, чиито услуги за използване, но силата на мениджърите да подобрят ефективността си.

Как да подобрим показателите за ефективност на услугата за вътрешен контрол?

Всички искаме повече с по-малко ресурси. Възможно ли е да се разгледа процесът на изпълнение на вътрешния одит и да се повиши неговата ефективност? Това е. Какво трябва да се направи за това? Най-простият вариант е разработването на етични стандарти и професионални стандарти. Ако те са подходящи, тогава един от тях ще позволи да се постигне високо качество на работата.

Освен това ръководството трябва периодично да извършва одит на системата за вътрешен контрол. Какво трябва да направят инспекторите? Какъв е идеалният им портрет? В Съединените щати от 1941 г. насам работи Институтът за вътрешни одитори. В Руската федерация тази структура едва сега започва да се появява, затова използваме опита на чуждестранни колеги. Институтът за вътрешни одитори публикува редица препоръки, в които се акцентира основно върху:

1. Независимост. Имплицитно безпристрастно изпълнение на задълженията им и изразяване на обективни присъди. По този начин не е необходимо да се ръководим от преценки на колеги.
2. Обективност. Тази точка следва директно от предишната. Обективността изисква работата да се извършва по професионален и честен начин. Когато изготвя доклад, специалистът трябва ясно да отделя фактите от предположенията.
3. Лоялност. Това означава, че вътрешните одитори не трябва да бъдат съзнателно ангажирани с неправомерни или незаконни дейности, което може да доведе до дискредитиране на резултатите.
4. Отговорност. Предполага се, че специалистът трябва да извършва работа изключително в рамките на неговите възможности и професионална компетентност. Той също трябва да бъде отговорен за действията си.
5. Поверителност. Необходимо е да се внимава по отношение на прилагането на информацията, достъпът до която е получена при изпълнение на задълженията.

Заключителен пример

Така че статията приключва. Вече проучихме какви вътрешни одити представляват. Пример ще консолидира получените знания. Да приемем, че имаме търговска структура. Изведнъж спадът в приходите започва да бъде фиксиран, въпреки че товарът и оборотът не се променят. За да разберете причината, започва вътрешен финансов одит. Първоначално се запознаваме с документацията, която описва движението на средства, провеждането на операции и други подобни. Определя се коректността на регистрацията и липсата на признаци на фалшива. Ако в този случай не се установи нищо подозрително, вътрешният финансов одит преминава към етапа на проверка на реалната ситуация и ситуацията, отразена в документацията. Като пример, той проверява в склада дали има такива материали, заготовки, единици за оборудване. Обръща се внимание и на консумативите. Така че, ако една кола на ден преминава 100 километра и в същото време успява да похарчи 50 литра бензин - това би трябвало да доведе до подозрение. Необходимо е внимателно да се проучат всички възможни аспекти на проявите на недостиг, присвояване и кражба. След края на вътрешния одит е необходимо да се изпрати незабавно документация до висшето ръководство, за да се избегне влошаване на установените проблеми и да се улесни приемането на адекватни оперативни мерки за отстраняване на грешките.