Как да подредим информационно писмо

Всяка организация трябва да обърне специално внимание на официалната кореспонденция. В края на краищата тя е част от образа и подкрепя бизнес репутация. Информационно писмо е пример за един от видовете такава кореспонденция, а под него ще се касае за правилата за нейното проектиране.

По правило тези писма имат официално естество, съставя се по стандартен образец и имат обобщен адресат (изпращането се извършва съгласно списъка). Между другото, трябва незабавно да се уточни, че използването на местоимението "Вие", написано с главна буква, е допустимо за конкретно споменаване само на едно лице. Във всички останали случаи трябва да използвате малка буква: твоя, ти.

Информационно писмо се изпраща до настоящите или потенциалните партньори на организацията. Информацията, която трябва да бъде предоставена на адресата, трябва да бъде възможно най-информативна. Възможно е такъв документ да съдържа различни прикачени файлове към съобщената информация. Писмото трябва да бъде изготвено в съответствие с общоприетите процедурни правила.

Вляво в горния ъгъл на писмото трябва да се посочат реквизитите и информацията за контакт на организацията, която е автор. Ако в организацията има ъглова маркировка, трябва да я поставите, тъй като е носител на необходимата информация. Ако информационното писмо е инициирано от вас, посочете датата и изходящия номер. В отговор на заявка трябва да посочите датата и номера на входящия документ. Горният десен ъгъл е предназначен да посочи адресата. И би било хубаво да знаете личните данни на ръководителя на организацията - получателя на писмото и да посочите позицията му, името на компанията и пълния адрес на местоположението.

Сега малко за самия текст. Помислете за това и посочете предмета на съобщението. Например, за провеждане на изложба или обсъждане на предложения. Започнете встъпителната част с думите: "Ние информираме вас," "Ние Ви довеждаме до вниманието Ви" и други подобни. Въвеждането директно зависи от вида на информационното писмо и от неговите цели. Освен това, колкото е възможно, опитайте се да предадете основното послание на съобщението. Ако е необходимо, добавете приложения и не забравяйте да посочите имената им в края на писмото и също така въведете броя на приложените листове. Попълването на информационното писмо следва да бъде гарантирано за зачитане, както и за посочване на длъжността и лични данни Композитор-автор. Подписът и телефонът за контакт на изпълнителя са задължителни.

Има няколко вида информационни съобщения, чието кратко описание е дадено по-долу.

Рекламното и информационно писмо (търговска, презентация) очертава вниманието на обществеността върху продуктите, събитията и услугите. Това не е пряко обжалване пред конкретен адресат, така че няма нужда да подготвяте отговор. Целта на това послание е да посочи всички предимства или да предизвика действие.

Писмото отразява събития, които са взаимно интересни и за двете страни, за разлика от уведомително писмо, ценно само за получателя.

Основната цел на уведомлението за писмо е да информира адресата за провеждането на публично събитие, например изложба, конференция, конференция. Такова информационно писмо има задължителни атрибути - специфични подробности за условията, мястото и часа на събитието.

Примерно писмо за информация:

Образователният бизнес център "Стела" обявява провеждането на обучителен семинар на тема "Данъчно облагане на отделните предприемачи" и ви кани да участвате в него. Програмата на обучителния семинар е приложена. Семинарът е насрочен в голямата асамблея на административната сграда на ЦРУ "Агрегат" на 12 януари 2013 г. Регистрацията на участниците ще се проведе от 9-00 часа, в началото на семинара на 10-30 часа. Адрес: ул. "Ленин" № 54, Москва, Русия. При ваше съгласие Ви молим да потвърдите участието си преди 11 януари 2013 г. Ще отговорим на всички ваши въпроси в нашия офис или по телефона: 45-16-28.

Допълнение: 3 литра, 1 копие