Административният персонал е необходима връзка в бизнес веригата

Досега някои бизнесмени смятат, че административният персонал е загуба на средства и излишна бюрокрация. Такова изявление обаче е валидно само за много малки фирми, където управителят поема всички отговорности. Всъщност административният персонал е важна връзка в бизнес веригата. Той организира работата на предприятието, отговаря за комуникацията си с външния свят, за своевременното изпълнение на договорите, поръчките, следи получаването на плащанията.

Дори липсата на такъв дневен секретар, офис мениджър, личен асистент показва колко е необходимо в административния персонал на бизнеса. Позициите, които споменахме по-горе, са основните задачи от този тип. Те обаче не се ограничават до тези видове дейности. Кой принадлежи на административния персонал заедно със секретаря? Чиновник, служител в телефонния център, офис мениджър, личен асистент, секретар-преводач. Грешка е да повярваш, че тази работа всяко лице може да следва след кратки курсове. За да се организира качествено дейността на предприятието, са необходими не само лични качества, като дипломация, обективност, точност. Административният персонал е човек, който има достъп до много важна информация, от която често зависи функционирането на цялата фирма. Следователно компетентната работа в офиса, бързото отпечатване, точността, съвестността и организационните умения са просто необходими. Освен това са необходими и специални знания. В идеалния случай административният персонал е служител с висше образование, а не непременно с профил. Основното изискване ще бъде способността да се борави с важна информация и документи.

Ръководителят на офиса, в допълнение към представянето на външен вид и начин на живот, също трябва компетентно да комуникира с посетителите на предприятието, тъй като между тях ще има партньори и потенциални клиенти. Понякога такъв специалист е натоварен и с насърчаването на стоки или услуги на компанията. Във всеки случай той координира работата на всички услуги и комуникацията с мениджъра. Той също така отговаря за поддържането на работния график, за планирането на срещи и преговори. Личният асистент помага на мениджъра да организира бизнес пътувания в страната и чужбина. Предприемачите се опитват да избират тази публикация лице с познания по чужди езици, бизнес етикет, грамотен и точен. По правило секретарите и асистентите работят жените, обаче, противно на общоприетото убеждение, не са млади, а образовани жени над 25-годишна възраст. Но офис мениджърът може да бъде човек, всичко зависи от индустрията. Допълнително предимство ще бъде не само професионалният опит, но и професионалните познания в областта на управлението на документи. Изненадващо, но с цялото изобилие от грамотни и образовани специалисти, младите възпитаници на висши учебни заведения разполагат с квалифициран административен персонал - това не е лесна задача. В крайна сметка не само знанията за профилите са важни, но и лични качества: неконфликт, обективност, способност да се подчиняват и ръководят, организационни способности.