Съхранение на договорите в организацията: регулаторна рамка, срокове

Договорите за съхранение се свързват с определени проблеми. По-конкретно, в някои случаи е много трудно да се определи до какъв вид трябва да се припише този конкретен документ, колко трябва да се съхранява, при какви условия, как да се унищожи и т.н. Всички тези фактори се регулират от закона, но поради факта, че един и същ договор в различни ситуации може да изисква различни времена за съхранение, често има многобройни проблеми, двусмислени тълкувания и т.н. Необходимо е да се разбере всичко това, въпреки че може да е трудно. Трябва да се разбере, че в случай на неспазване на изискванията на законодателството в такава сфера като съхраняването на договори в архива управлението на записите може да бъде не само неефективно, но и опасно от гледна точка на евентуално наказание или глоба.

Защо да съхраняваме?

Договорите трябва винаги да са налице не само в момента на тяхното действие, но и след това. Вероятно ще се изисква известна информация, която е отразена в тези документи, някои данни, които ръководството ще изисква, и т.н. Много спорове, които обикновено се състоят в това, че едната или другата страна на недобросъвестни пригоден да изпълни своите задължения могат да бъдат решени с помощта на договора като извънсъдебно и официално в съда. Тя трябва също така да вземе предвид възможността за проверки на определени периоди, които ще се извършват от държавните контролни органи. Те могат също така да поискат документи за определен период и ако договорите за съхранение в организацията, срокът на тяхното унищожаване, както и други подобни функции се изпълняват неправилно, може да бъде обект на много тежки глоби. Естествено ръководството ще бъде виновно за първото нещо, но след като ситуацията се стабилизира, шефът ще си спомни, за чиято вина той има проблеми на равна основа. Това означава, че договорите и всички други документи трябва да се държат стриктно определен срок. В много компании като цяло предпочитат да разширяват архива редовно и като цяло не унищожават нищо, за да избегнат евентуални проблеми, отколкото да допуснат грешка и след това да решат последствията.

законодателство

Съхраняване на договори в организация на правото описва сравнително ясно, ако не вземете предвид факта, че не винаги е възможно правилно да се оцени конкретен документ. Като цяло няма директен закон за договорите, те са посочени в общия списък на стандартни архивни документи (или административни архивни документи), които се формират в процеса на функциониране, организации, държавни институции, органи на местната власт и т.н. И двата варианта на списъците, както с ръководни, така и с обикновени документи, се одобряват по заповед на Министерството на културата и масовите комуникации на Руската федерация. Видът, който се отнася до управленски документи, е номер 558 от 25 август 2010 г., а вторият - № 1182 от 31 юли 2007 г. Препоръчително е да проучите тези документи, но най-добре е да изберете за себе си тези документи, които се използват в определена институция и да се отнасят до определена област на отговорност. Има твърде много информация в списъците, за да се помни всичко, но ако определите каква документация се отнася до какво и колко се съхранява, вероятно е съхранението на договорите да стане много по-лесно и по-лесно. В много случаи всички използвани документи попадат под 3-4 точки, в детайли за проучване, което не е толкова трудно.

Различни видове

Две основни системи за разделяне на договори се използват за тяхното спасяване. По този начин, най-малкото обща система е срок на годност. Определяне на краткосрочно, дългосрочно и постоянно съхранение. Първият вариант предполага наличието на договор за срок до 10 години. Вторият - над 10 години. Постоянно се използва най-често само когато изобщо не можете да унищожите документ. Тази система не е много удобна. Съхраняването на договорите в архива, чиито условия се определят по този начин, води до объркване и грешки по-често, отколкото в действителност помага за правилното управление на процеса на документиране. Поради това по-обща система е обвързваща с вида на договора. В по-голямата част от предприятията се случват три основни версии: профил, икономика и труд. Първата и втората са в по-голямата си част сходни и те обикновено се държат само за пет години. Трябва да се разбира, че профилът означава всички договори и обикновено документи, които са пряко свързани с основния обхват на организацията. Третият тип трудови договори, в много случаи и само 5 години, но в определена ситуация, този период може значително да се увеличи. Например, ако няма лична сметка, тогава такъв трудов договор ще трябва да се съхранява за период от 75 години, което не е много удобно. Всъщност, ако не попаднете на проблема, можете условно да ограничите периода на съхранение до 5 години и вече да не забравяте проблема. Но в такава ситуация е вероятно да пропусне някои от факторите, които могат да увеличат периода, през който договорите от подобен формат за съхранение следва да бъдат задължителни, и това е, когато можете да се уверете, че глоба или други проблеми, които се опитва да избегне всякакъв нормален човек.

Прехвърляне в архив

Процедурата за прехвърляне на съхранение на договори в архива, чиито срокове вече са изтекли, може да се различава в зависимост от предприятието. В някои случаи служителите просто боят документи заедно и ги слагат в тъмен ъгъл, който се счита за архив. Но с друга компания, целият процес може да бъде ясно описан в нормативната документация, да има отделно лице, отговарящо за архива, или дори специални номенклатури, правила за формиране на подаването, дънер и така нататък. И двата варианта могат да бъдат удобни, в зависимост от много фактори. Например, първият вариант е подходящ за малка компания със скромен оборот. Няма да има толкова много документи, които винаги могат да бъдат намерени без проблеми в същия тъмен ъгъл. Но втората посочена ситуация вече е подходяща за сериозни корпорации, които имат голям брой служители и просто са длъжни по някакъв начин да не се удавят в документалното движение. Общото правило, което отличава съхранението на договорите при организирането на всяка форма на собственост, е времето на прехвърляне в архива. По правило служителите се задължават да изпращат документи не по-рано от определен период, независимо от това кога действително са изтекли. И обикновено това архивиране се извършва в началото на годината. Това означава, че дори ако договорът приключи през февруари, все още трябва да изчакате следващата година, за да я съхраните.

унищожаване

Както вече бе споменато по-горе, просто е невъзможно да се унищожи договорът. Първо трябва да сте сигурни, че наистина сте преминали точното време. Само тогава можете да унищожите този документ. Но тези действия често могат да бъдат опасни поради техните последствия, поради което повечето служители предпочитат да ги извършват само и само със санкцията на ръководството. Изглежда така: служителят събира извадка от цялата документация, чийто период вече е изтекъл или приключва. Съхраняването на договорите в предприятието трябва за предпочитане да бъде организирано, така че тази процедура на вземане на проби не отнема много време. След това въз основа на получения списък се изготвя доклад до ръководството, документът се подписва и се вписва, а само когато всичко това стане, започва процес на директно унищожаване на договори и други подобни ценни книжа. Поддържането на постоянни договори в архива не е най-доброто решение, особено след като някои компании дори успяват да спечелят малко от това, като ги дават на боклук и така нататък.

Пример за система за счетоводство и съхранение

За да разберете по-добре всички функции и основни точки на дейност, можете да дадете сравнително прост пример за организацията на управлението на записите за съхранение на документацията. Така че има служител, обикновено човек от счетоводната служба, който отговаря за съхраняването на договори с контрагенти или други подобни ценни книжа. Той има отделна папка, където всички те са постоянно, докато работят. Тъй като договорът приключва, той се премества в друга папка. Ще бъде удобно да има специален регистър в електронна форма, където всички изброени документи да бъдат изброени в ред с посочване на периода на съхранение. Но в началото този период трябва да бъде определен. Най-добре е да минете през папката до всички отдели, които до известна степен се занимават с договори, за да разберете по-добре същността им. Тъй като опитът се натрупва, необходимостта от такива действия ще изчезне. Тогава, когато е ясно какво точно представлява всеки от документите, той определя определен период за съхранението му. В някои случаи ще бъде по-удобно да се определи крайната дата на договора и, като се добавят към него 5 години (или повече), да се определи точно кога хартията може да бъде унищожена. Всъщност дори в самото начало на организацията на този въпрос процедурата не е особено сложна и в дългосрочен план тя ще бъде все по-опростена. Когато съхранението на договори в организации, чийто краен срок е одобрено, ще бъде стандартизирано, целият процес ще отнеме няколко минути. И сега настъпи годината, когато е възможно да се унищожат някои документи. Те се изтеглят от папката, проверяват отново за евентуални грешки и заедно с списък от тези документи се представят за преглед от главата. Той, от своя страна, трябва отново да провери дали всичко е наистина, както е посочено в списъка, тъй като той е шефът, който ще остане виновен в случай на проблеми. Ако всичко е наред, управителят подписва разрешително за унищожаване и тук всеки идва до разбирането му. Някой само повръща и отхвърля. Други използват шредер. Други го дават на отпадъчна хартия, изгарят и т.н.

Когато започне срока на годност

Това е много важен въпрос, тъй като с него възникват много грешки. Съхраняването на договори в предприятието RB или RF в този случай е точно същото и започва от момента, в който започва новата година, в която конкретният документ вече не работи. Например, има договор, който приключи в 15 юли 2010 г. Необходимо е да се запази в продължение на 5 години, но това не може да унищожи 15 юли 2015 г. и в началото на 2016. Това означава, че докладът е от 01.01.2011 г., а не от седмия месец на предходната година. Обикновено, с цел като цяло да се намали вероятността от грешка, една година се добавя към предварително определения краен срок. И едва след като минава, започва процедурата на унищожаване.

Характеристики на хранилището

По принцип има специални препоръки за начина, по който трябва да изглежда и да работи архивът. В идеалния случай съхранението на договори за отговорност, уреждане с контрагенти, трудови договори и подобни документи следва да се извършва във вентилирана и суха стая. В същото време самите документи се намират на рафтове (отворени или затворени). Ако те са свързани със строги отчетни форми или документи, класифицирани като "търговски тайни", трябва да присъстват специални сейфове. По принцип никой не проверява този момент, защото това са препоръките, които компанията е печеливша, за да наблюдава. Същността е много проста: ако самата система не се наказва, тогава поради липсата на тези документи, които често трябва да бъдат наказвани. И ако има наводнение или документите ще бъдат унищожени по друг подобен начин, тогава само виното ще бъде виновно.

Отговорност и изпълнители

Основната и основна отговорност за всичко, включено в съхранението на договорите, се поема от ръководителя на организацията. Той е този, който в присъствието на проблеми ще отговори на държавата и ще изпита всички възможни проблеми. Освен това, след него обикновено има главен счетоводител, адвокат и служител, който отговаря за съхраняването на документите. Но обикновено всички тези лица са наказани от лидера в мярката за грешките си. В действителност, в повечето относително малки организации, системата за контрол на договорите се възлага на счетоводството. И вече в този отдел главният счетоводител назначава самостоятелно или чрез общо гласуване конкретно отговорно лице. В някои случаи това лице получава малко увеличение на заплатите, което трябва да компенсира допълнителното количество работа, но най-често последният елемент просто се пренебрегва, въз основа на липсата на средства или други подобни фактори. В по-редки случаи адвокатът отговаря за съхраняването на документите като цяло и по-специално за договорите. Но това не е много удобно, защото този човек може да отговори само на договора, а с останалите документи той обикновено познава само повърхностно. Най-удобно е, когато има човек, който се занимава с този конкретен проблем. То ще бъде колкото е възможно по-точна и няма да направи незначителни неприятни грешки, както другите служители могат да направят.

Резултатът

Съхраняването на договорите в организацията се извършва на принципа на пълно спазване на всички норми на правото. Това е предпоставка, която може да премахне всички проблеми от компанията. В този случай малките нюанси, вътрешните стандарти, регистри и свързаната с тях документация може да се различават от фирма до фирма. Главният отговорник е шефът, но той може да прехвърли това на друг човек. Това ще улесни работата на ръководството, но няма да премахне цялата дълбочина на отговорност за евентуални грешки. Това е служителят, който се ползва с доверието на работа с архивни документи, трябва да е отговорен и ясно да разберат своите задължения в замяна на реални пари, а не вербална благодарност, тъй като това обикновено се случва с увеличаване на натоварването, без компенсация му с допълнителни средства за заплащане.